Dokumentace bytového domu: co mít a kde ji shánět

Nedochovala-li se dokumentace domu nebo není v náležitém stavu, je vlastník povinen pořídit pasport stavby — a neudělá-li to, nařídí mu to stavební úřad rozhodnutím, které vydá jako první úkon v řízení, tedy bez předchozího vyrozumění. Plyne to z § 245 zákona č. 283/2021 Sb., stavebního zákona. Za samotné nesplnění povinnosti dokumentaci uchovávat lze uložit pokutu až 400 000 Kč podle § 302 odst. 3 a odst. 7 písm. a) téhož zákona.

Tenhle text je psaný pro člena výboru, který zjistil, že v šanonech po předchozím správci není skoro nic, a potřebuje vědět, co se s tím dá dělat. Najdete v něm tabulku všech dokumentů, které má bytový dům mít, s uschovacími lhůtami a s tím, kde se každý z nich dá sehnat znovu; postup inventury na jedno odpoledne; sedm míst, kde se ztracená dokumentace hledá, s tím, co u každého z nich zákon zaručuje; a modelový příklad s cenami, kolik stojí dát to do pořádku. Každé číslo odkazuje na znění předpisu.

Obsah

• Co se bez dokumentace nedá udělat
• Co zákon skutečně přikazuje uchovávat
• Dokumentace bytového domu: přehled a kde co sehnat
• Pasport stavby: kdy je povinný a kdo ho smí zpracovat
• Jak dlouho co uchovávat a co smíte skartovat
• Inventura dokumentace: checklist na jedno odpoledne
• Dokumentace chybí. Kde ji hledat
• Když se nenajde nic: kolik stojí pořídit novou
• Digitalizace: co se změnilo od roku 2024
• Kdo dokumentaci předává a co dělat, když ji nevydá
• Jak vám pomůže Domovní Asistent?

Co se bez dokumentace nedá udělat

Chybějící dokumentace se skoro nikdy neprojeví jako chybějící dokumentace. Projeví se jako projekt, který se zasekl.

Statik nedokáže posoudit, jestli střecha unese zelené souvrství nebo fotovoltaiku, když nezná skladbu stropní konstrukce a nemá původní statický výpočet — a Česká komora autorizovaných inženýrů a techniků opakovaně upozorňuje, že u panelových domů je před zásahem do nosných konstrukcí třeba dohledat původní projektovou dokumentaci dané konstrukční soustavy a spočítat statický průkaz celého domu. Revizní technik napíše do zprávy výhradu, protože nemá výchozí revizi, se kterou by porovnal současný stav rozvodů. Poskytovatel dotace chce doložit stav před realizací. Pojišťovna po škodě chce vidět projekt, aby posoudila, co bylo postaveno a co se přistavělo. A při prodeji jednotky se banka zeptá na půdorys.

Sankce je až to poslední. Právně přitom není zanedbatelná: podle § 302 odst. 3 stavebního zákona se vlastník stavby dopustí přestupku tím, že poruší kteroukoli z povinností podle § 167 písm. a) až k) — a uchovávání dokumentace je mezi nimi pod písmenem d). Pokuta je až 400 000 Kč a projednává ji stavební úřad.

Jedna přesnost, na které záleží. Adresátem povinností podle § 167 je „vlastník stavby“. U bytového domu ale společenství vlastníků stavbu nevlastní — § 1158 odst. 1 občanského zákoníku definuje bytové spoluvlastnictví jako spoluvlastnictví nemovité věci a vlastníky jsou vlastníci jednotek. Společenství povinnost plní za ně, protože § 8 písm. a) nařízení vlády č. 366/2013 Sb. řadí mezi správní činnosti správy domu výslovně „vedení příslušné technické a provozní dokumentace domu, uchovávání dokumentace stavby odpovídající jejímu skutečnému provedení“. Prakticky to znamená: povinnost zajišťuje výbor, ale odpovědnost za stav domu leží na vlastnících — a členovi výboru, který ji zanedbá, hrozí navíc odpovědnost za porušení péče řádného hospodáře, o které píšeme v textu o odpovědnosti členů výboru SVJ.

Co zákon skutečně přikazuje uchovávat

Povinnosti jsou rozeseté po několika předpisech a každý z nich mluví o něčem jiném. Dohromady dávají čtyři skupiny dokumentů se čtyřmi různými lhůtami.

Stavební dokumentace — po celou dobu trvání stavby. § 167 písm. d) stavebního zákona ukládá uchovávat ověřenou projektovou dokumentaci, dokumentaci pro provádění stavby, dokumentaci stavby při odchylce od dokumentace pro povolení, popřípadě dokumentaci skutečného provedení stavby včetně její geodetické části, nebo pasport stavby — a k tomu „rozhodnutí, osvědčení, souhlasy a jiné důležité doklady týkající se stavby nebo zařízení“. Tatáž věta obsahuje pro dnešní výbory zásadní dovětek: „dokumentaci lze uchovávat i v elektronické formě“. Skener tedy zákonu stačí; papírový originál není podmínka.

Stavební deník — deset let. Podle § 167 písm. c) se stavební deník nebo jednoduchý záznam o stavbě uchovává 10 let ode dne právní moci kolaudačního rozhodnutí, popřípadě od dokončení stavby, pokud se kolaudace nevyžaduje. Originál předává zhotovitel stavebníkovi po dokončení stavby (§ 166 odst. 3); je-li deník veden elektronicky, předá jej ve strojově čitelném formátu, nebo jej uchová a zajistí stavebníkovi přístup po stejnou dobu deseti let. Po velké rekonstrukci si tedy výbor deník vyžádá — a pokud si o něj neřekne, zůstane u firmy.

Zápisy ze shromáždění — po celou dobu existence společenství. Tohle je nejpřehlíženější lhůta ze všech, protože není ve výčtu o SVJ, ale v obecné části o právnických osobách. § 158a odst. 1 občanského zákoníku zní: „Právnická osoba uchovává po celou dobu své existence zápisy z jednání nejvyššího orgánu i s přílohami.“ Nejvyšším orgánem společenství je shromáždění, takže se to týká všech zápisů — a odstavec 2 přidává, že při rozhodování mimo zasedání se uchovávají i všechny dokumenty související s takovým rozhodováním. U hlasování per rollam to znamená nejen výsledek, ale i rozeslaný návrh, doručenky a jednotlivá vyjádření vlastníků. Odstavec 3 pak řeší zánik společenství: likvidátor zajistí uchování těchto dokumentů ještě 10 let od zániku.

Účetnictví — pět a deset let. § 31 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, dělí úschovu na dvě lhůty: účetní závěrka a výroční zpráva 10 let, účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh a přehledy 5 let — obojí počítáno od konce účetního období, kterého se týkají. Ke dni psaní tohoto textu platí tento zákon dál; nový zákon o účetnictví, který se připravuje, k 5. srpnu 2026 účinný není a jeho termín se opakovaně posouval, takže na něj není namístě čekat.

Dokumentace bytového domu: přehled a kde co sehnat

Tabulka pokrývá to, co má mít běžný bytový dům se společenstvím vlastníků. Sloupec „kde ho sehnat“ platí pro situaci, kdy dokument ve složkách společenství není — podrobněji se jednotlivým cestám věnuje kapitola o hledání níž.

Dva řádky si zaslouží komentář, protože se kolem nich drží mýty.

Mzdové listy se neuchovávají třicet let, ale pětačtyřicet. § 35a odst. 4 písm. c) zákona č. 582/1991 Sb. stanoví 45 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají; u poživatelů starobního důchodu 10 let. Třicetiletá lhůta, se kterou se ve starších přehledech pořád potkáte, platila do konce roku 2022 — novela č. 455/2022 Sb. ji od 1. ledna 2023 prodloužila o patnáct let. Týká se to jen společenství, která mají domovníka nebo uklízečku na pracovní smlouvu. Ta si ji ale hlídat musí: ze všech lhůt v tomhle článku je nejdelší.

Dokumentaci požární ochrany běžný bytový dům mít nemusí. Povinnost ji zpracovávat má podle § 15 zákona č. 133/1985 Sb., o požární ochraně, jen ten, kdo provozuje činnosti se zvýšeným nebo vysokým požárním nebezpečím. A § 4 odst. 2 písm. g) sice mezi činnosti se zvýšeným požárním nebezpečím řadí budovy o sedmi a více nadzemních podlažích nebo vyšší než 22,5 m, ale výslovně dodává „kromě bytových domů“. Osmipodlažní panelák bez provozoven tedy dokumentaci požární ochrany nepotřebuje. Pozor ale na to, že u kategorie s vysokým požárním nebezpečím — § 4 odst. 3 písm. d), budovy o 15 a více nadzemních podlažích nebo vyšší než 45 m — zákon žádnou takovou výjimku nemá. Výškové bytové domy proto do režimu dokumentace požární ochrany spadají, včetně posouzení požárního nebezpečí. Povinné kontroly hasicích přístrojů a požárně bezpečnostních zařízení platí bez ohledu na kategorii; rozebírá je přehled povinných revizí v bytovém domě.

Pasport stavby: kdy je povinný a kdo ho smí zpracovat

Pasport stavby je zjednodušená dokumentace stávajícího stavu, kterou zákon připouští jako náhradu za dokumentaci, jež se nedochovala. Jeho režim je celý v § 245 stavebního zákona a vyplatí se ho číst po odstavcích, protože každý řeší něco jiného.

Odstavec 1 ukládá vlastníkovi uchovávat ověřenou dokumentaci odpovídající skutečnému provedení stavby podle vydaných povolení — a pokračuje: „V případech, kdy se dokumentace nedochovala nebo není v náležitém stavu a stavba byla povolena, je vlastník stavby povinen pořídit pasport stavby.“ Povinnost tedy nevzniká výzvou úřadu; vzniká tím, že dokumentace chybí. Podmínka je jediná — stavba musí být povolená. U černé stavby se řeší jiné řízení a pasport ho nenahradí.

Odstavec 2 je pro starší domy praktičtější, než se zdá: nejsou-li zachovány doklady, z nichž by šlo zjistit účel, pro který byla stavba povolena, platí, že stavba je určena k účelu, pro který je svým stavebně technickým uspořádáním určena. Ztracené kolaudační rozhodnutí tedy samo o sobě neznamená, že dům není bytový dům.

Odstavec 3 je vymáhací: neplní-li vlastník povinnost podle odstavce 1, stavební úřad mu nařídí, aby pasport pořídil, a rozhodnutí vydá jako první úkon v řízení. Není-li třeba pasport doplnit, změnit nebo přepracovat, úřad jej ověří. Pozor na to, že ověření je součástí právě tohohle vymáhacího postupu: pořizuje-li si dům pasport sám podle odstavce 1, žádné ověření stavebním úřadem zákon nepředepisuje a § 167 písm. d) ho u pasportu nežádá.

Zpracovatele vymezuje § 156 odst. 2 stavebního zákona šířeji než u projektové dokumentace: pasport stavby může zpracovat i osoba, která má vysokoškolské vzdělání stavebního nebo architektonického směru anebo střední vzdělání stavebního směru s maturitou a nejméně 3 roky praxe v projektování staveb. Autorizace tedy podmínkou není — což cenu obvykle sráží, ale u panelového domu se stejně vyplatí zadat to někomu, kdo se v konstrukčních soustavách vyzná.

Obsah pasportu stanoví § 9 a příloha č. 11 vyhlášky č. 131/2024 Sb., o dokumentaci staveb. Skládá se z průvodního listu, souhrnné technické zprávy s technickým popisem stavby a jejího technického zařízení včetně zhodnocení stávajícího stavebně technického stavu, zjednodušeného situačního výkresu, zjednodušených výkresů skutečného provedení stavby s popisem způsobu užívání všech prostorů, místností a zařízení, a z dokladové části s geodetickými podklady. Příloha přitom počítá s tím, že se nic nenašlo: v seznamu vstupních podkladů se u rozhodnutí uvádí — „pokud se tyto doklady nedochovaly, uvést pravděpodobný rok dokončení stavby“.

A jedna terminologická past, protože slova znějí skoro stejně a rozdíl mezi nimi stojí desítky tisíc korun.

Ptejte se dodavatele, kterou z těch tří věcí vám nabízí, a chtějte odpověď písemně v nabídce. Pasport domu má svou hodnotu — bez soupisu prvků se nedá plánovat údržba ani nastavit tvorba fondu oprav — ale povinnost uchovávat dokumentaci stavby jím splněná není.

Jak dlouho co uchovávat a co smíte skartovat

V poradenských textech se objevuje tvrzení, že se na společenství vlastníků vztahuje zákon o archivnictví a že musí provádět skartační řízení. V zákoně to tak není. § 3 zákona č. 499/2004 Sb. obsahuje dva uzavřené výčty subjektů, které mají povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií. Odstavec 1 jmenuje veřejnoprávní původce — organizační složky státu, územní samosprávné celky, školy, vysoké školy, zdravotní pojišťovny a další. Odstavec 2 jmenuje soukromoprávní původce — obchodní společnosti a družstva s výjimkou bytových družstev, politické strany, spolky, odborové organizace, církve, profesní komory, nadace, ústavy, obecně prospěšné společnosti a notáře. Společenství vlastníků jednotek není ani v jednom výčtu.

Praktický důsledek: společenství nemá skartační povinnost vůči archivu, nesestavuje skartační návrh a nepotřebuje souhlas archivu k likvidaci dokumentů. Skartační řízení se podle § 7 vede jen z dokumentů veřejnoprávních původců a soukromoprávních původců, kteří o ně požádají nebo mají zřízený soukromý archiv — společenství není ani jedno. Lhůty, které je vážou, jsou tedy výhradně ty z účetních, daňových, pracovněprávních a stavebních předpisů — plus § 158a občanského zákoníku u zápisů. To, čemu se v SVJ říká „skartační řád“, je vnitřní pravidlo, ne zákonná povinnost.

Přiznaná nejistota: tenhle závěr stojí na tom, že oba výčty v § 3 jsou uzavřené a společenství v nich není. Stanovisko archivní správy, které by se k postavení SVJ vyslovilo výslovně, se nám dohledat nepodařilo, a některé poradenské texty tvrdí opak. Praktický dopad je ale malý — dokumenty, které by archiv mohl chtít, uchováváte podle jiných předpisů stejně. A má-li dům něco historicky cenného, cesta zůstává otevřená: podle § 11 odst. 1 písm. c) a odst. 2 se výběr archiválií mimo skartační řízení provádí i z dokumentů, které vlastník nabídne veřejnému archivu darem, ke koupi nebo do úschovy, a zahajuje se na jeho žádost.

Že zákon skartaci nenařizuje, ale neznamená, že se nemá dělat. Tlačí k ní jiný předpis: nařízení GDPR v čl. 5 odst. 1 písm. e) zakotvuje zásadu omezení uložení — osobní údaje se uchovávají ve formě umožňující identifikaci subjektu údajů jen po dobu nezbytnou pro účely zpracování. Dokumenty s osobními údaji, u nichž uplynula zákonná lhůta a nesvědčí jim jiný účel, tedy nemají ležet ve složce „pro jistotu navždy“. Podrobně tuhle stránku rozebírá text o GDPR a ochraně údajů v SVJ.

Tři prodlužovací pravidla, která se snadno přehlédnou. Zaprvé, § 32 odst. 3 zákona o účetnictví prodlužuje úschovu tam, kde běží delší záruční lhůta nebo reklamační řízení, a u nezaplacené pohledávky nebo nesplněného závazku až do konce prvního účetního období po jejich vypořádání — dlužníci z řízení proti neplatičům tedy své doklady „přežívají“. Zadruhé, sejde-li se na jednom dokumentu víc lhůt, platí ta nejdelší; faktura za stavbu je současně účetním dokladem a dokladem týkajícím se stavby. Zatřetí, dokumenty, které jsou podkladem probíhajícího sporu, se neskartují bez ohledu na lhůty.

Inventura dokumentace: checklist na jedno odpoledne

Inventura je jediná činnost z celého článku, kterou zvládne výbor sám a zadarmo. A je předpokladem všeho ostatního — dokud nevíte, co chybí, nemůžete to shánět ani soudně vymáhat.

1. Založte jeden soupis, ne pět. Tabulka se sloupci: název dokumentu, rok, forma (papír, sken, oboje), místo uložení, kdo k němu má přístup. Fyzicky projděte všechno, co dům má — kancelář výboru, sklepní kóji, šanony u předsedy, sdílený disk, e-mailové přílohy.
2. Začněte tím, co je nenahraditelné. Zápisy ze shromáždění a podklady per rollam existují jen u vás. Když chybí, nesežene je nikdo. Proto se kontrolují první a proto se skenují první.
3. Ověřte, že prohlášení vlastníka máte v platném úplném znění. Bylo-li měněno, patří úplné znění do sbírky listin katastru — § 34 odst. 1 katastrálního zákona ukládá jeho předložení právě osobě odpovědné za správu domu. Nesplněná povinnost se pozná tak, že v katastru je verze z roku, kdy dům vznikl, a u vás leží novější.
4. U stavební dokumentace si poznamenejte, čeho se týká. Dům ze sedmdesátých let mívá tři vrstvy: původní projekt, dokumentaci k zateplení a projekt poslední výměny výtahu. Chybět může kterákoli z nich a každá se shání jinde.
5. Ke každému technickému zařízení dohledejte výchozí revizi. Ta je z celé revizní historie nejcennější: nová revize na ni navazuje a bez ní technik hodnotí stav „naslepo“. Uschovejte ji po celou dobu provozu zařízení, i když už je dávno po lhůtě té poslední.
6. Zkontrolujte platnost průkazu energetické náročnosti. Podle § 7a odst. 4 zákona č. 406/2000 Sb. platí 10 let od vyhotovení, nebo do větší změny dokončené budovy či změny způsobu vytápění. Odstavec 3 téhož paragrafu přitom počítá s tím, že si o průkaz řekne vlastník jednotky, který prodává nebo pronajímá — a společenství mu ho má vydat. Souvislosti shrnuje článek o energetické náročnosti bytového domu.
7. Rozdělte nálezy do tří košů: je a je to v pořádku; je, ale jen v papíru na jednom místě; není. Druhý koš znamená naskenovat, třetí znamená shánět.
8. Zápis z inventury předložte shromáždění. Nejde o formalitu. Je to doklad, že výbor jednal, a zároveň podklad pro rozhodnutí, jestli se bude pořizovat pasport a za kolik. A při předání funkce je to jediný seznam, proti kterému se dá cokoli reklamovat.

Naskenovat všechno, co je jen v papíru, je z celého seznamu nejlevnější pojistka. Řeší jedinou věc, zato tu, která dokumentaci likviduje nejspolehlivěji: prasklou stoupačku ve sklepě a šanony, které odejdou s bývalým předsedou.

Dokumentace chybí. Kde ji hledat

Sedm míst. Pořadí není žebříček úspěšnosti — ta se nikde neměří; u každého je napsané, co tam podle zákona být má, kdo to vydá a kolik to stojí. Než zadáte pasport, obejděte je všechna: v modelovém příkladu níž stojí první tři dohromady 1 100 Kč.

1. Předchozí správce nebo bývalý výbor. Vyžádejte si vydání písemně a s termínem. Dokumentace domu je majetkem vlastníků, ne správce; vymáhání i smluvní stránku rozebírá poslední kapitola.

2. Spis stavebního úřadu. Jediná adresa, kde dokumentaci drží zákonná povinnost i po desítkách let. Stavební úřady vedou spisy k povolením a kolaudacím a obec je veřejnoprávním původcem podle § 3 odst. 1 písm. f) archivního zákona, takže její dokumenty procházejí výběrem archiválií a nemizí bez řízení. Nahlížení do spisu upravuje § 38 správního řádu: účastník má právo nahlížet i po právní moci rozhodnutí, jiné osoby tehdy, prokáží-li právní zájem nebo jiný vážný důvod — a vlastník stavby, který dokládá výpis z katastru a usnesení o zvolení výboru, ho prokazuje snadno. Odstavec 4 dává právo na kopie; správní poplatek za ně je podle položky 3 písm. a) sazebníku zákona č. 634/2004 Sb. 30 Kč za první stránku a 10 Kč za každou další, je-li pořizována na kopírce nebo tiskárně.

3. Sbírka listin katastru nemovitostí. Sem patří prohlášení vlastníka — a k němu se podle § 1166 odst. 2 občanského zákoníku povinně přikládají půdorysy všech podlaží, popřípadě jejich schémata, určující polohu bytů a společných částí domu, spolu s údaji o podlahových plochách bytů. Totéž žádal už § 4 odst. 3 zákona č. 72/1994 Sb., podle kterého vznikla prohlášení z devadesátých let. Ve sbírce listin tedy má být půdorys každého podlaží i u domu, kde nikdo žádný výkres nikdy neviděl — jen o tom výbor neví. § 5 odst. 2 písm. d) katastrálního zákona řadí úplná znění prohlášení do sbírky listin výslovně a § 52 ji zpřístupňuje komukoli — ne nahlížením přes internetovou aplikaci, ale vydáním kopie na žádost. Prostá kopie stojí 20 Kč za stránku formátu A4 podle přílohy č. 1 vyhlášky č. 358/2013 Sb.

4. Sbírka listin veřejného rejstříku. Stanovy a jejich úplná znění tam patří podle § 66 písm. a) zákona č. 304/2013 Sb., spolu s doklady o volbě a odvolání členů statutárního orgánu. Jsou volně ke stažení na or.justice.cz a nic nestojí. Výbor, který nemá po ruce platné znění stanov, ho má do minuty — a jestli se liší od toho, podle kterého se v domě postupuje, je to samostatný problém, který rozebírá text o stanovách společenství vlastníků.

5. Původní stavebník nebo ten, kdo dům privatizoval. U domu převedeného z obecního bytového fondu se ptejte na majetkovém odboru obce, u domu postaveného bytovým družstvem toho družstva, pokud nezaniklo, u novostavby developera nebo generálního dodavatele. U zhotovitele má smysl začít stavebním deníkem: originál podle § 166 odst. 3 předává stavebníkovi, a vede-li ho elektronicky, uchovává ho a dává k němu přístup deset let.

6. Typové podklady konstrukční soustavy. Cesta specifická pro panelové domy. Podle ČKAIT se od šedesátých let používalo dvanáct základních stavebních soustav panelových domů — mezi známá označení patří G 57, T 06 B nebo VVÚ ETA — a dostupné typové podklady jednotlivých soustav jsou k dispozici v knihovně komory, a to i v elektronické podobě. Nenahradí dokumentaci konkrétního domu, ale statikovi dají skladby konstrukcí a únosnosti, ze kterých se dá vyjít. K jednotlivým soustavám — mimo jiné k několika krajovým variantám T 06 B — jsou v systému komory zveřejněné metodické pomůcky řady PROFESIS R 1, které vznikly v programu Ministerstva průmyslu a obchodu Regenerace panelových domů v letech 2002–2005.

7. Dodavatelé technických zařízení. Servisní firma výtahu vede knihu výtahu a má historii odborných zkoušek. Revizní technik plynu a elektro má kopie svých zpráv. Pojišťovna vydá kopii pojistné smlouvy a spis k dřívější škodní události. Na tuhle cestu stačí e-mail — a přesto se na ni zapomíná, protože se hledá „projekt“, ne „papíry“.

Když se nenajde nic: kolik stojí pořídit novou

Modelový dům, ke kterému se držíme: panelák z roku 1974 v konstrukční soustavě T 06 B, 48 bytů, osm nadzemních podlaží, vlastní plynová kotelna. Výbor chce zateplit fasádu s dotací, projektant si vyžádá podklady a ve složkách je jen textová část prohlášení vlastníka z roku 1997 bez příloh a několik revizních zpráv.

Postup a náklady, jak vycházejí z ověřených sazeb:

• Kopie ze spisu stavebního úřadu. Nalezeno šedesát stran — kolaudační rozhodnutí, situace, půdorysy typového podlaží, řez. Poplatek 30 Kč za první stránku a 10 Kč za dalších 59, tedy 620 Kč. Lhůtu pro vydání kopií ze spisu zákon neurčuje; termín si domluvte při podání žádosti o nahlédnutí.
• Prohlášení vlastníka ze sbírky listin katastru. Dvacet čtyři stran včetně půdorysů všech podlaží, prostá kopie 20 Kč za stránku, tedy 480 Kč.
• Stanovy z veřejného rejstříku. Stažení z or.justice.cz, 0 Kč.
• Typové podklady soustavy T 06 B pro statika. Zprostředkuje projektant; cena je součástí jeho honoráře.
• Pasport stavby na to, co se nenašlo. Cena není regulovaná a zveřejněné ceníky zpracovatelů se liší natolik, že jediné poctivé shrnutí zní: u bytového domu jde o řádově desítky tisíc korun a rozhoduje velikost objektu, počet podlaží, způsob zaměření a rozsah výstupů. Vyžádejte si tři nabídky se shodně popsaným rozsahem, jinak se nedají porovnat.

Za 1 100 Kč a několik týdnů čekání má tedy výbor většinu toho, co potřebuje, a teprve zbytek stojí desítky tisíc. Pořadí je proto důležitější než rozpočet: kdo si nejdřív objedná pasport a teprve pak zajde na stavební úřad, zaplatí za zaměření místností, jejichž půdorys ležel v archivu.

Dvě položky, které do rozpočtu patří, i když se o nich dopředu nemluví. Geodetické zaměření — dokladová část pasportu podle přílohy č. 11 vyhlášky č. 131/2024 Sb. počítá s geodetickou aktualizační dokumentací digitální technické mapy kraje, s geometrickým plánem pro zaměření stavby, podléhá-li stavba evidenci v katastru, a s geodetickým podkladem pro digitální technickou mapu kraje, je-li v ní stavba obsažena a údaje o ní dosud zapsány nebyly. A krytí v rozpočtu: pasport není oprava ani stavební úprava společné části, takže limity, kterými § 13 nařízení vlády č. 366/2013 Sb. vymezuje samostatnou působnost výboru — 10 000 Kč ročně u movitých věcí, 1 000 Kč na jednotku u oprav a úprav — na něj nedopadají. Jde o správní činnost podle § 8 písm. a) téhož nařízení, o které výbor rozhoduje sám, pokud stanovy neurčí jinak; výdaj ale musí mít krytí v rozpočtu, a ten schvaluje shromáždění podle § 1208 písm. c) občanského zákoníku. U domu, který teprve začíná plánovat rekonstrukci společných částí, proto pasport patří do rozpočtu ve stejném kole jako ona.

Digitalizace: co se změnilo od roku 2024

Nový stavební zákon zavedl plně digitální stavební řízení a jeho prováděcí vyhláška o dokumentaci staveb je účinná od 1. července 2024. Pro dům, který od té doby cokoli povoloval, z toho plyne jedna dobrá zpráva: jeho dokumentace je uložena ve státní evidenci a dá se z ní znovu získat.

§ 267 stavebního zákona zřizuje šest informačních systémů stavební správy; pro výbor jsou podstatné dva. Evidence elektronických dokumentací je úložiště, do kterého žadatel vkládá projektovou dokumentaci nebo dokumentaci pro povolení záměru — a to nejpozději s podáním žádosti, jak stanoví § 172 odst. 4. Jedna výjimka stojí za zapamatování: dokumentace pro provádění stavby se do evidence nevkládá, tu má jen stavebník a zhotovitel. Stavební úřad pak do téže evidence vloží dokumentaci ověřenou po nabytí právní moci rozhodnutí. Vstupním bodem je portál stavebníka.

Kdo se k tomu dostane, řeší § 272: právo na přístup k údajům a elektronickým dokumentům má ten, kdo má podle správního řádu právo nahlížet do spisu, a odstavec 5 mu dává dálkový přístup včetně pořizování výpisů a kopií. Vlastník stavby má navíc podle odstavce 3 možnost dát souhlas k přístupu k dokumentaci ve strojově čitelném formátu — což je přesně to, co potřebuje projektant, kterého si dům najme na další etapu.

Tři věci, které SVJ naopak nemusí, i když se o nich mluví.

• Digitalizovat starou dokumentaci povinné není. Žádný předpis neukládá převést archiv do elektronické podoby. § 167 písm. d) elektronickou formu jen připouští jako rovnocennou. Je to tedy rozhodnutí o riziku a pohodlí, ne o zákonu.
• Informační model stavby, tedy BIM, se domu netýká. Zákon č. 330/2025 Sb., o správě informací o stavbě a vystavěném prostředí, nabývá účinnosti 1. ledna 2027, ale okruh povinných osob v § 3 zahrnuje stát, jeho organizace, kraje, jejich příspěvkové organizace a některé další veřejné zadavatele. Společenství vlastníků mezi nimi není a povinnost pořizovat informační model stavby mu nevzniká.
• Editorem digitální technické mapy dům není. Podle § 4b odst. 7 zákona č. 200/1994 Sb. je editorem údajů o objektech technické a dopravní infrastruktury vlastník této infrastruktury — tedy provozovatelé sítí, ne dům, kterým prochází. Odstavec 9 ale ukládá stavebníkovi, aby po dokončení stavby, kterou vzniká, mění se nebo zaniká objekt evidovaný v mapě, předal údaje jejímu správci. Mění-li tedy zásah vnější obrys domu, patří do rozpočtu i geodet; jestli konkrétní stavba do mapy zasahuje, potvrdí právě on.

Kdo dokumentaci předává a co dělat, když ji nevydá

Zákon nemá ustanovení, které by pojmenovávalo „předání dokumentace“ při změně ve výboru. Nepotřebuje ho: dokumentace je majetkem vlastníků jednotek a odcházející člen výboru ani odvolaný správce k ní nemají žádný právní důvod. Odmítnutí vydat ji tedy není spor o výklad, ale zadržování cizí věci — a řeší se podle § 1040 odst. 1 občanského zákoníku: „Kdo věc neprávem zadržuje, může být vlastníkem žalován, aby ji vydal.“

Háček je hned v následujícím paragrafu a je to důvod, proč tahle kapitola stojí až za kapitolou o inventuře. § 1041 odst. 1 vyžaduje, aby ten, kdo se vydání domáhá, věc popsal „takovými znaky, kterými se rozeznává od jiných věcí téhož druhu“. Žaloba na vydání „veškeré dokumentace domu“ je pro soud neurčitá. Žaloba na vydání knihy výtahu evidenční číslo XY, revizní zprávy plynu ze 14. 3. 2023 a stavebního deníku ke stavbě povolené pod číslem jednacím Z je vymahatelná. Soupis, který výbor pořídil při inventuře, je tedy zároveň jediný podklad, se kterým se dá dokumentace vysoudit.

U správcovské firmy se k tomu přidává smluvní rovina. Je-li vztah příkazní smlouvou, ukládá § 2435 občanského zákoníku příkazníkovi na žádost podat zprávy o postupu, převést na příkazce užitek a po provedení příkazu předložit vyúčtování. Praktické doporučení je proto vypořádat dokumentaci ve smlouvě dopředu: seznam předávaných dokumentů, lhůta po skončení smlouvy a sankce za prodlení. Vyjednává se to nesrovnatelně líp před podpisem než po výpovědi.

Nezapomeňte na přístupy. Sdílený disk, e-mailová schránka výboru, účet u dodavatele energií, datová schránka společenství — to všechno je dnes součást předávané agendy a v soupisu chybí snadno, protože to nejsou papíry. Celý postup předání funkce, včetně toho, kdy zaniká funkce odstupujícího člena a co se zápisem do rejstříku, rozebírá text o změně výboru společenství vlastníků. A právo jednotlivého vlastníka nahlížet do smluv, účetních knih a dokladů podle § 1179 občanského zákoníku — které je něco jiného než předání agendy a má vlastní pravidla — je tématem článku o kontrole hospodaření SVJ.

Jak vám pomůže Domovní Asistent?

Dokumentace se neztrácí naráz. Ztrácí se po jednom dokumentu: revizní zpráva zůstane v příloze e-mailu, projekt k zateplení u projektanta, kniha výtahu u předsedy, který se odstěhoval. Za deset let a tři výbory z toho je dům, který neví, z čeho je postavený.

Správa dokumentů drží všechno na jednom místě se stromovou strukturou složek a s oprávněními podle rolí, takže výbor vidí své a vlastníci to, co jim náleží; klíčové dokumenty — stanovy, prohlášení, pojistka, revizní zprávy — se dají označit jako důležité a mít po ruce. Papírový archiv do ní dostanete přes zabudované OCR a AI extrakci dat, takže digitalizace šanonů není projekt na měsíce. Technická správa vede technickou kartu budovy s evidencí prvků, jejich stavem a životností a s termíny revizí, takže je vidět, ke kterému zařízení dokumentace chybí, ještě než ji někdo bude potřebovat. A evidence jednotek a osob pokrývá seznam vlastníků a uživatelů bytů podle § 1177 a § 1178 s napojením na katastr.

Když si nejste jistí, jestli konkrétní papír máte mít, jak dlouho ho uchovávat nebo kde ho shánět, zeptejte se v aplikaci asistenta Alfréda — odpoví s odkazem na konkrétní ustanovení.

Poznámka: Článek má informativní charakter a nenahrazuje odbornou ani právní pomoc. Ceny pasportu stavby nejsou regulované a uvedené rozpětí je orientační; správní poplatky a úplaty za kopie odpovídají sazebníkům platným k datu vydání. Aktuální k 5. 8. 2026; ověřeno proti zněním předpisů účinným k tomuto datu.